9 EINFACHE Methoden für eine gesunde Produktivität

Lass uns heute über das Thema Produktivität sprechen bzw. wie wir produktiver sein können ohne Stress, ohne verrückt zu werden zu werden bei allen To Do‘s, weil wir uns überfordert fühlen. Manchmal ist es schwer die perfekte Balance zu finden zwischen Produktivität, getting things done und sich dabei eben nicht gestresst zu fühlen. Es ist wichtig eine gesunde Produktivität zu leben. Eine, in der wir es schaffen Dinge zu erledigen, die vielleicht schon etwas länger auf eine Erledigung warten und dabei entspannt bleiben. Ich zeige dir heute 9 Tipps bzw. Gewohnheiten, die mein Leben persönlich bereichert bzw. transformiert haben.

Es gibt hunderte, wenn nicht sogar tausende von Produktivitätsgewohnheiten. Wenn wir versuchen alle gleichzeitig zu nutzen, dann sind wir jedoch unproduktiver und unorganisierter als vorher. Es gilt daher eine Methode zu finden, die bleibt und die zu dir passt. Welche das ist, musst du für dich selbst herausfinden. Vielleicht brauchst du eine Methode, die dir das Planen einfacher macht oder eine, bei der es eher um die Umsetzung geht. Es sollte eine Methode sein, die du auf viele Bereiche anwenden kannst.

Bevor du jetzt direkt los rennst und irgendwelche Aufgaben machst, die dir einfallen, nimm dir erst einmal Zeit und schreibe alles auf, was dir an Aufgaben, Ideen und so weiter einfällt. Dadurch lassen wir erst einmal alles los, was sich in unserem Kopf befindet und haben so wieder die Möglichkeit, uns auf das Wichtige zu konzentrieren und fokussieren. Nimm dir die Zeit und lasse deine Gedanken schweifen. Was sind Aufgaben, die du erledigen musst? Gibt es irgendwelche Deadlines, die anstehen? Möchtest du dich über bestimmte Themen detallierter informieren? Gibt es Dinge zu reparieren? Musst du Dinge besorgen? Gibt es etwas, dass du vielleicht gerne mal ausprobieren möchtest? Notiere einfach alles, was dir in den Kopf kommt. Ich mache dies regelmäßig und habe es erst vor zwei Wochen gemacht und dabei kamen insgesamt vier (4!) DIN A4 Seiten zusammen. Falls du dieses Brainstorming geführt machen möchtest, dann schau mal in diesem Video von der der YouTuberin Muchelleb an.

Doch was fängst du jetzt mit all den Dingen an, die du notiert hast? Schau noch einmal drüber, was davon du wirklich angehen möchtest, was wirklich (aktuell) wichtig ist und erledigt werden muss, und was du vielleicht irgendwann mal tun möchtest. Vielleicht magst du daraus auch eine Master To Do Liste erstellen. Das habe ich gemacht. Alles, was ich in Zukunft machen möchte, erledigen möchte usw. habe ich auf meinem Smartphone in einer Master To DO Liste zusammengefasst und habe sie so immer bei mir. Das kannst du auch in einem Notizbuch, am PC, oder in deinem Bullet Journal oder deinem Kalender machen.

Früher war mir nicht bewusst, wie sehr meine Planung mit meiner Produktivität zusammenhängt. Ich hatte alles (gefühlt) in meinem Kopf… Natürlich habe ich mir auch hier und dort Aufgaben notiert (ohne ein Datum), um dann von einer Woche überrollt zu werden, weil ich z.B. einfach nicht mehr im Kopf hatte, dass ich diesen oder jenen Termin hatte. Wenn ich Sonntags in meinem Kalender die kommende Woche plane, dann sehe ich jetzt gleich, was z.B. an Terminen ansteht, oder was ich erledigen muss.

Du kannst dir jetzt deine Notizen aus dem Brainstorming nehmen und schauen, was wichtig ist und umgehend erledigt werden muss. Diese Dinge planst du entsprechend ein. Plane jedoch mit Vorsicht, denn das Leben bringt oft Unerwartetes mit sich. Manchmal brauchen wir länger für Aufgaben, als wir glauben. Manchmal kommen zusätzliche Termine rein und manchmal fühlen wir uns nicht so produktiv und unser Körper benötigt eher Ruhe.

Du kannst deine Planung auch anpassen bzw. ggf. ändern, wenn du siehst, dass du dir zu viel vorgenommen hast. Denke daran, dass es hier um eine gesunde Produktivität geht und nicht um das zwanghafte Abarbeiten von Dingen. Wichtig ist auch zu unterscheiden, was von dem, was du notiert hast, wirklich wichtig ist.

Das ist ein Tipp, der sich nicht nur auf den Berufsalltag anwenden lässt, sondern auch auf das Privatleben. Egal ob “Getting things done”, “Eat the frog”, “the ONE thing”, oder die “80/20- Regel”, bei allen geht es darum, zuerst das zu erledigen, was am Wichtigsten ist bzw. was den größten Einfluss hat.

Wenn du zum Beispiel eine wichtige Aufgabe in deinem Beruf zu erledigen hast, sagen wir eine Präsentation für einen Termin, dann setze dich zuerst an diese Aufgabe, bevor du anfängst deine E-Mail Postfach zu öffnen und E-Mails zu lesen.

Es gibt Tage, da sprühen wir nur so vor Energie und alles scheint von alleine zu laufen und dann auch wieder andere Tage, an denen uns nicht von der Hand läuft.. Solche Tage sollten wir immer in unserer Planung berücksichtigen bzw. mit einplanen. Dieser Tipp hängt sehr mit Tipp Nr. 3 zusammen.

Ich weiß, dass wir oft der Meinung sind, dass wir wie viele Aufgaben auch immer an einem Tag schaffen, doch wenn wir diese dann auch alle in unseren Kalender schreiben oder unser Bullet Journal, dann kann das schnell überwältigend sein. Wir fühlen uns dann schon gestresst. Wenn wir es dann zusätzlich nicht schaffen, alle Aufgaben zu erledigen, die wir uns vorgenommen haben, dann fühlen wir uns vielleicht sogar noch schlechter am Ende des Tages.

Wenn wir eine gesunde Produktivität leben wollen, dann ist das der falsche Ansatz!

Wie ich weiter oben schon erwähnt habe, habe ich auf meinem Smartphone eine “Master To Do Liste”. Da kommt alles drauf, was mir an Aufgaben und Erledigungen einfällt.
 Wenn ich meine Woche plane, dann schaue ich, welche der dort genannten Aufgaben in meine Woche passen, z.B. einen Zahnarzttermin machen.

Einmal im Monat habe ich dann einen Tag, an dem ich einige ungeliebte Aufgaben abarbeite. Muchelleb nennt diesen Tag den Admin Day.

Abschließend zu diesem Punkt möchte ich noch kurz auf das Thema “Prokrastination” eingehen. Es gibt Momente, in denen ich gerne prokrastiniere. Das liegt manchmal vielleicht daran, dass es eine eher unangenehme Aufgabe ist, wie z.B. die Steuererklärung. In den meisten Fällen liegt es jedoch daran, dass die Aufgabe, die ich mir vorgenommen habe, zu groß ist oder auch zu ungenau. Persönlich versuche ich dann die große Aufgabe in mehrere kleine Aufgaben zu unterteilen. Damit fällt es mir oft leichter diese anzugehen und ich fühle mich gut, wenn ich zumindest einen kleinen Schritt gegangen bin.

Wir alle ticken etwas anders. Eine Person ist ein Frühaufsteher und sprüht direkt nach dem Aufstehen vor Energie. Die nächste Person braucht morgens etwas länger, um fit zu werden. Entsprechend ticken unsere biologischen Uhren auch unterschiedlich. Ich bin der Typ, der morgens am Produktivsten ist, während du vielleicht eher zu den Personen gehörst, die erst am Nachmittag so richtig auf Touren kommen. Das sollten wir in unserer täglichen Planung mit einberechnen und Aufgaben entsprechend in diese Zeiten legen.

Bei einigen von uns Frauen ist es auch so, dass sie rund um ihre Periode nicht ganz so produktiv sind, während anderen das gar nichts ausmacht. Auch diesen Punkt sollten wir mit einbeziehen, wenn wir unsere Zeit planen. Wobei Zeit lässt sich nicht planen… daher eher, wenn wir unsere Aufgaben planen.

Einer der besten Tipps und einer, der mir sehr viel hilft, ist es, regelmäßig Pausen einzulegen.

Oft verbringen wir Stunden z.B. vor dem PC, weil wir eine wichtig Aufgabe zu erledigen haben und vergessen Pausen zu machen bzw. verzichten vielleicht sogar freiwillig darauf, damit wir die vermeintliche Deadline halten können

Gerade in solchen Momenten ist es wichtiger den je, Pausen einzulegen. Produktivität ist kein Marathon. Produktivität besteht aus mehreren Sprints.

Unser Fokus und unsere Aufmerksamkeit lassen nach einer gewissen Zeit nach und dann werden wir entsprechend unproduktiv, und bekommen nicht mehr so viel hin. Vielleicht kannst du dich noch aus Schul- oder Unizeiten daran erinnern, dass nach einer bestimmten Zeit du nicht mehr fähig warst, Informationen aufzunehmen bzw. dem Lehrer oder dem Tutor zu folgen. Es hat sich in dieser Hinsicht nichts geändert, auch nicht dadurch, dass wir älter geworden sind.

Im letzten halben Jahr in etwa nutze ich so oft wie möglich die 50/10- Regel. Das bedeutet, dass ich mir einen Timer für 50 Minuten stelle. In dieser Zeit arbeite ich fokussiert an einer Aufgabe. Nach den 50 Minuten, mache ich 10 Minuten Pause. Die Pause lässt sich super nutzen, um mal wieder vom Schreibtischstuhl aufzustehen und sich zu bewegen, sich etwas zu trinken zu holen oder auf die Toilette zu gehen. Vielleicht auch, um mal eine Runde durch den Garten zu gehen oder auf den Balkon.

Lege ähnliche Aufgaben zusammen. Es hilft deiner Produktivität nichts, wenn du z.B. eine E-Mail beantwortest, dann etwas komplett anderes fern von deinem PC machst, um dann wieder eine E-Mail zu beantworten.  Besser ist es z.B. dich zuerst um die E-mails zu kümmern und dann nach einem Zeitblock oder wenn du die E-mails abgearbeitet hast, dich um die nächste Aufgabe zu kümmern. Konzentriere dich immer auf eine Sache!

Sich immer auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dann zu der nächsten überzugehen, hilft dir dabei Dinge fokussiert abzuarbeiten. Zusätzlich hilft es dabei dein Energielevel beisammen zu halten. Wenn du nämlich zu oft die Aufgabe wechselst, dann zieht das enorm viel Kraft und Energie und wir fühlen uns schnell ausgelaugt. Genau das ist etwas, was wir verhindern wollen.

Das ist ein Tipp, bei dem ich gestehen muss, dass auch ich ihn ab und an nicht befolge. Ich merke dies in den meisten Fällen jedoch recht schnell und kann dann interagieren. Wenn wir fokussiert an etwas arbeiten wollen und produktiv sein wollen, dann ist es wichtig sich nicht ablenken zu lassen und keine Zeit zu vertrödeln…

Vielleicht kennst du folgende Situation: Du arbeitest gerade an etwas wichtigen. Dann siehst du, dass eine Freundin  oder ein Freund dir eine Nachricht gesendet hat. Du willst “nur kurz” schauen, was genau die Mitteilung sagt. In diesem Moment bist du schon aus deiner Konzentration draußen. Jetzt stell dir vor, dass die besagte Person dir den Link zu einem Video gesendet hat, dass du dir unbedingt anschauen solltest. Du klickst also auf den Link und schaust dir das Video an. Währenddessen werden dir noch weitere Videos zu diesem oder einem ähnlichen Thema vorgeschlagen und ehe du dich versiehst sind 30 Minuten oder mehr ins Land gegangen, die dich von deiner produktiven Phase abhalten.

Es spricht nichts dagegen, sich diese Zeit bewusst zu nehmen, um sich YouTube Videos anzuschauen oder durch andere soziale Medien zu scrollen. Es ist jedoch so, dass, wenn wir produktiv und fokussiert arbeiten wollen, dann sollten wir verhindern uns ablenken zu lassen. Durch Ablenkung brauchen wir viel länger für diese Aufgabe, wir können uns weniger konzentrieren und unser Energielevel sinkt.

Lege also während deiner produktiven Zeit dein Smartphone beiseite, am besten in einen anderen Raum oder schalte es zumindest auf den Flugmodus.

So, das waren meine 9 EINFACHEN Tipps für mehr Produktivität. Ich hoffe, dass sie dich inspiriert haben eine gesunde Produktivität in deinem Leben zu leben. Eine Produktivität, mit der du deine Aufgaben erledigt bekommst, ohne dich zu stressen oder dich überwältigt zu fühlen.