Faireinfache dein Leben: Ordnung in Dokumenten

Für viele von uns sind Dokumente auf gewisse Art und Weise eine Qual. Täglich kommen neue ins Haus, sei es mit der Post oder durch E-Mails. Manchmal fühlt es sich an wie eine Flut aus Dokumenten und E-Mails. Doch Dokumente sind gar nicht schlimm und müssen keine Qual sein. Wie du Ordnung in deine Dokumente offline und online bekommst und wie es auch dabei bleibt, zeige ich dir heute.

Faireinfache dein Leben_wie du leicht Ordnung in deine Dokumente bekommst

In meiner Blogreihe „FAIReinfache dein Leben“ zeige ich dir, wie du deine Leben vereinfachen kann. Heute geht es dabei um das Thema Dokumente. Es gibt unterschiedliche Gründe, warum es uns schwer fällt, Ordnung in unsere Dokumente zu bekommen. Damit sind nicht nur die physischen Dokumente gemeint, sondern auch die auf unserem PC inkl. unserem E-Mail Postfach. Einige sind sich vielleicht unsicher und wissen nicht, wie lange sie Dokumente jeglicher Art aufbewahren müssen. Andere sind vielleicht einfach nur überfordert, weil es so viel ist, dass täglich in ihr Zuhause kommt.

Ordnung in unsere Dokumente zu bekommen, benötigt erstmal Zeit. Zeit, die wir uns zu Beginn einmal nehmen sollten, damit es später leichter wird und sich auch die Flut reduziert.

Der erste Schritt für ein faireinfachtes Leben mit weniger Dokumenten, ist natürlich erst mal Ordnung in unsere Dokumente zu kommen und somit Dokumente auch auszumisten. Erst danach kümmern wir uns um eine neue Struktur und darum die Ordnung auch beizubehalten. Zum Schluss werde ich dir auch noch erklären, wie du Ordnung in deine E-Mails und deine Online Dokumente bekommst.

Ordnung in Dokumente bringen

Um Ordnung zu schaffen, müssen wir uns erstmal einen Überblick machen. Fangen wir an mit den physischen Dokumenten. Der erste Schritt ist es, alle Dokumente, seien es Ordner, einzelne Zettel in der Ablage oder auch die Post von heute an einem Ort zusammen zu bringen. Je nach Menge, kann sich hier auch der Fußboden eignen.

Stapel an Dokumentenordnern

Wenn du alle Dokumente zusammen hast, dann benötigst du auch noch einen Mülleimer und/oder Schredder.

Ich empfehle dir auch Zettel und Stift bzw. dein Smartphone in der Nähe zu haben, um eventuelle Aufgaben zu notieren, wie z. B. Kündigung xyz schreiben, bei a anrufen usw.. Das kann auch bedeuten, dass du Firma xy bittest dir keine Werbung mehr zu senden bzw. dich aus dem Verteiler zu nehmen. Trage dir am Besten auch gleich einen entsprechenden Termin in deinen Kalender.

Wenn du nun alle „Utensilien“ beisammen hast, gehe nun jeden Ordner, jeden Zettel einzeln durch. Ich weiß, dass dies eine nervige Aufgabe ist. Einmal sollten wir sie jedoch richtig machen und uns die Zeit nehmen, damit es danach einfacher und leichter wird. Frage dich bei jedem Dokument, dass du in die Hände nimmst:

  • Brauche ich das Dokument oder handelt es sich z.B. um ein Garantie Beleg eines elektronischen Gerätes, dass ich nicht mehr besitze?
  • Ist es vielleicht nur ein Anschreiben der Versicherung dem eine Police beigelegt war und du hast das Anschreiben aufbewahrt?
  • Handelt es sich hier um Belege für die Steuer, die du aufbewahren musst?

Oft bewahren wir viel zu viele Dokumente auf, die keinen Wert beziehungsweise Mehrwert (mehr) bieten beziehungsweise welche wir nicht benötigen. Entsorge alles, was du nicht mehr brauchst. Wenn du dir wegen Aufbewahrungsfristen unsicher bist, dann habe ich hier eine Übersicht für dich mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. Jedoch ein Disclaimer: ich bin kein Steuerberater oder Rentenberater. Solltest du dir also unsicher sein, kontaktiere bitte den entsprechenden Berater. Hier auch noch mal ein paar andere Seiten, wo du Informationen zu Aufbewahrunsgfristen findest:

Smartsteuer

Aufbewahrungsfristen.org

Wichtig ist auch, dass du zwischendurch Pausen einplanst. Pausen, in denen du das vorübergehende Chaos einfach mal für ein paar Minuten bei Seite legst, dich ein bisschen bewegst, dir ein Getränk deiner Wahl machst, um dann mit neuer Energie weiter an die Arbeit zu gehen.

Passt deine Ordnerstruktur noch?

Wenn du durch alle Dokumente durch bist, überlege dir im nächsten Schritt, ob deine Ordnerstruktur für dich noch passt oder ob du hier eine neue Struktur benötigst, die es dir zum Einen einfacher macht Dokumente im Notfall zu finden und zum anderen auch eine Struktur, die du auch auf deinem PC anwenden kannst. Falls du eine neue Struktur benötigst, dann erstelle dir diese und lege die noch übrig gebliebenen Dokumente entsprechend ab.

Ich habe z.B. folgende Ordner: 1x Scheidung & Steuer, 1x Arbeit, 1x Allgemeine Unterlagen, 1x Selbstständigkeit, 2x Versicherungen, 1x Haus. Der Ordner „Allgemeine Unterlagen“ ist bei mir wie folgt, aufgebaut:

  • Finanzen (Rechnungen)
  • Verträge
  • Wichtig
  • Gesundheit
  • Wohnen (alles rund um das Thema Wohnen, z.B. Handwerkerrechnungen, Stromanbieter und Co.)
  • Finanzen 2 (alles rund ums Bankenwesen)
  • Handy & Telefon
  • Rente

Es könnten bei mir bestimmt auch weniger Ordner sein, da man heutzutage ja vieles gar nicht mehr in physischer Form vorliegen haben muss, und die digitale Version vollkommen ausreichend ist. Da ich jedoch keinen Scanner habe, bleibt es bei mir erstmal so. Je mehr du natürlich digitalisieren kannst, desto weniger physische Ordner hast du um dich herum. Sei dir jedoch bewusst, dass auch das Digitalisieren Zeit in Anspruch nehmen wird.

Überlege dir, was für dich passt und welche Struktur für dich sinnig ist. Nur weil wir vor Jahren oder gar Jahrzehnten mal eine Ordnerstruktur erstellt haben, bedeutet es nicht, dass wir diese ewig beibehalten müssen.

Ordnung in Online-Dokumenten und E- Mails

Jetzt siehst es vielleicht in den physischen Dokumenten ganz gut aus, doch oft haben wir ja auch auf unserem Smartphone oder unserem PC noch Dokumente irgendwo abgespeichert bzw. in E-Mails versteckt. Auch hier empfehle ich dir, dir die Zeit zu nehmen und Ordnung zu schaffen, in dem du Dokumente und Fotos prüftst und löschst, ebenso wie E-mails. Als ich vor ein paar Monaten nach langer Zeit mal wieder Ordnung auf meinem PC geschaffen habe, war ich ganz erstaunt, wie viel da unsortiert irgendwo von mir abgelegt wurde und  wie viele Fotoduplikate ich gespeichert hatte. Du siehst, ich bin auch nur ein Mensch und nicht perfekt.

Ich empfehle dir auf deine PC die gleiche oder zumindest eine ähnliche Ordnerstruktur zu haben wie in den physischen Dokumenten. Das erleichtert dir das schnelle und einfache Finden der Dokumente, wenn du diese mal benötigst. Bei mir sieht das so aus:

Ordnerstruktur PC Dokumente

In meinem E-Mail Postfach habe ich die gleiche Struktur übrigens. Dahin war es damals bei mir ein etwas längerer Weg. Denn auch E-Mails muss man nicht alle ewig aufheben. Ich bin damals als erstes durch alle E-Mails in meinem Posteingang durch und habe geschaut, was ich aufbewahren möchte bzw. muss. Alles andere wurde gelöscht. In dem Zug habe ich mich auch direkt von den diversen Newslettern abgemeldet, die ich nicht mehr gebraucht habe. Ich kann dir sagen, es ist eine Wohltat, wenn der Strom an eingehenden E-mails weniger wird. Das gleiche solltest du auch mit den diversen Unterordnern machen, die du vielleicht hast. Was davon brauchst du noch? Lösche alles, was nicht mehr von nutzen ist oder du nicht aufbewahren musst. Lege erst dann entsprechende Unterordner an und und sortiere die E-mails entsprechend neu ein.

Ordnung in Dokumenten beibehalten

Wow, du hast es geschafft und Ordnung in deine Dokumente gebracht. Klopf dir mal selber auf die Schulter für die Arbeit, die du geleistet hast. Ich weiß, dass es sehr wahrscheinlich anstrengend war und du zwischendurch auch mal kurz vor warst das Handtuch zu werden. Toll, dass du dran geblieben bist.

Nachdem du nun Ordnung in deine Dokumente gebracht hast und eine Struktur geschaffen hast, die für dich funktioniert, gilt es natürlich diese auch beizubehalten. Das wiederum bedeutet zum einen, dass du versuchen solltest die Flut der eingehenden Dokumente und E-Mails zu reduzieren. Dies hast du ja bereits gemacht, indem du dich von Newslettern zum Beispiel abgemeldet hast. Du kannst zusätzlich auch z.B. einen Aufkleber an deinen Briefkasten kleinen mit „Bitte keine Werbung“. Auch damit reduzierst du unnötige Papiere, um die du dich kümmern musst.

Um die Ordnung in den Dokumenten beizubehalten, gehört es auch dazu, regelmäßig deine Ablage zu machen. Mit „regelmäßig“ meine ich nicht regelmäßig einmal im Jahr, wie es der ein oder andere macht, sondern sofort oder zumindest einmal in der Woche. Am Besten ist es natürlich, wenn du die Aufgaben sofort erledigst und die Dokumente entsprechend sofort ablegst. Werbung und Werbemails kannst du direkt entsorgen bzw. löschen.

Wenn du dann noch einmal im Jahr durch die Dokumente gehst und schaust, ob du immer noch alle Dokumente benötigst oder nicht, dann werden die Dokumente auch keine Überhand mehr bekommen.

 

 

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