Der Berufsalltag macht einen Großteil unseres Lebens aus. Oft führt er dazu, dass wir uns auch nach Feierabend noch gestresst fühlen. Es gibt Tage, an denen kommt gefühlt alles zusammen. Gerade wenn wir konzentriert und fokussiert an etwas arbeiten wollen, klingelt das Telefon oder ein Kollege kommt ins Büro und muss kurz was besprechen. Die Konzentration ist dahin und abends fühlen wir uns so, als hätten nichts erreicht und gleichzeitig sind wir komplett ausgebaut. Wie du deinen Berufsalltag faireinfachen kannst für mehr Leichtigkeit und weniger Stress, erkläre ich dir im heutigen Blogpost.
Auch ich war in der Vergangenheit oft so ausgelaugt, dass ich mich fühlte, als wäre das Sofa und der Fernseher das Einzige, was am Abend noch möglich ist. Doch mittlerweile kommt dies nur noch sehr selten vor und ich erlebe sogar sehr oft einen Flow in meiner Arbeit. Da ich einen Bürojob habe, kann ich natürlich nur von meinen Erfahrungen in diesem Bereich berichten. Einiges davon lässt sich jedoch auch auf andere Berufsumfelder anwenden.
Was ist “faireinfachen”?
Falls du zum ersten Mal hier auf meinem Blog bist, dann lass mich kurz etwas zu dem Wort “faireinfachen” sagen. Es handelt sich hierbei nicht um einen Schreibfehler, sonder ist von mir bewusst gewählt. Es handelt sich um einen Zusammenschluss der Worte „fair“ und „vereinfachen“. Wenn wir etwas in unserem Leben ändern und vereinfachen, dann hat das oft auch Auswirkungen auf andere Menschen, sei es der Partner, die Familie, Freund oder wie im Bezug auf unseren Berufsalltag unsere Vorgesetzten und unsere Kollegen. Wir sollten nicht egoistisch handeln und einfach unser Ding durchziehen, sondern unser Umfeld in unsere Pläne und Gedanken einweihen. Wir sollten Ihnen erklären, warum wir so oder anders handeln. Wenn wir dies tun, bekommen wir oft mehr Verständnis und auch Unterstützung, als wir uns gedacht haben.
11 Tipps für einen faireinfachten Berufsalltag
Benachrichtigungen ausstellen
Früher hatte ich alle Benachrichtigungen an, die es gab. Sei es in Outlook oder auch in Chatprogrammen. Für mich war es jedoch sehr störend und auch ablenkend, so dass ich diese so weit es möglich ist alle deaktiviert habe. Das Einzige was ich noch als „Benachrichtigung“ oder „Erinnerung“ anhabe, sind Meetingerinnerungen bzw. wenn ein Anruf über MS Teams kommt. Glaub mir, es ist eine wahre Wohltat nicht andauern abgelenkt zu werden, wenn eine neue E-Mail eintrudelt.
Privates Handy ausschalten und/ oder wegpacken
Vor ein paar Jahren hatte ich einen Arbeitgeber, bei dem private Handys während der Arbeitszeit verboten waren. Dementsprechend haben die Mitarbeiter ihre Mobiltelefone auf Flugmodus gestellt und weg gepackt während der Arbeitszeit. Dieses Verbot hab ich jetzt nicht mehr, jedoch ist das Mobiltelefon die meiste Zeit von mir während der Arbeitszeit im Flugmodus, damit ich mich nicht ablenken lasse.
Ich denke, wir wissen alle, wie verführerisch es ist mal schnell aufs Handy zu schauen, wenn dieses aufblinkt (hallo Benachrichtigungen). Es gibt zwischendurch jedoch bei mir auch mal Tage, an denen es an ist, weil ich z.B. eine Rückruf erwarte. DIe meiste Zeit ist es jedoch aus und ich muss sagen, dass dies alleine schon mein Stresslevel gesenkt hat. Denn nach diesen kurzen Ablenkung, war es für mich immer wieder schwer wieder in die Aktivität rein zu kommen, die ich vorher gemacht habe.
Ordnung auf dem Schreibtisch
Du hast es wahrscheinlich schon tausende Male gehört, doch ich wiederhole es gerne noch ein weiteres Mal. Habe auf dem Schreibtisch nur das, was du zur Bewältigung deiner aktuellen Aktivität brauchst. Halte deinen Schreibtisch bzw. deinen Arbeitsplatz ordentlich und räume Gegenstände direkt weg, wenn Sie nicht mehr benötigt werden. Alles hat seinen Platz.
Mich persönlich stresst es, wenn der Schreibtisch unordentlich ist. Ausserdem verbringe ich viel zu viel Zeit damit Dinge zu suchen, wenn nicht alles an seinem Platz ist. Chaos stresst mich und lenkt mich ab. Ich weiß, dass es Menschen gibt, die das Gegenteil behaupten und sie nur arbeiten können, wenn es chaotisch ist.
Kein Multitasking
Multitasking ist für ich der Killer von Produktivität und fokussiertem Arbeiten. Nicht nur, dass ich mich gar nicht auf eine Sache konzentrieren kann, sondern zusätzlich habe ich festgestellt, dass dadurch die Aufgaben länger dauern. Ich habe auch mal gelesen, dass Multitasking nachweislich, genau wie ständiger Aufmerksamkeitswechsel und hektisches Arbeiten das Stresslevel im Gehirn steigert. Dadurch werden verschiedene Alarmsysteme im Gehirn aktiviert, die wiederum zu innerer Unruhe, Blutdruckerhöhung, Verspannungen und Kopfschmerzen führen können.
E-mails
Gerade wer im Büro arbeitet, ist oft mit nicht gerade wenigen E-Mails konfrontiert. Um diese Flut an E-Mails zu begrenzen, habe ich mir feste Zeiten für meine E-mails eingerichtet: morgens, mittags nach der Mittagspause und Abends kurz bevor ich meinen nächsten Arbeitstag plane.
Ich habe in diversen Büchern und Blogs gelesen, dass man seine E-Mails nicht gleich morgens öffnen sollte, sondern sich erstmal den wichtigen Aufgaben widmen soll. Ich checke trotzdem zu aller erst meine E-Mails, um zu sehen, ob sich kurzfristig Termine oder dringende Aufgaben ergeben haben. Gerade wenn wir in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann das öfters mal der Fall sein. Ausserdem kann ich dann eventuell schon einiges kurz bearbeiten bzw. die Bearbeitung einplanen. Dazu nehme ich mir morgens ca. 30 Minuten Zeit. Mittags und Abends sind es jeweils auch noch mal ca. 30- 60 Minuten. Es kann aber auch sein, dass ich meine E-Mails in meiner Deep Work Phase abarbeite.
Störfreie Zeiten (Deep work)
Damit ich in Ruhe an Aufgaben arbeiten kann, habe ich mir persönlich “störfreie“ Zeiten eingeplant und zwar ist das von 8-11 Uhr. In dieser Zeit arbeite ich die Dinge ab, für die ich viel Konzentration benötige. Normalerweise versuche ich auch zu dieser Zeit keine Besprechungen zu haben, was sich jedoch nicht immer einrichten lässt. Diese Zeiten sind auch in meinem Kalender geblockt.
Ich habe Kollegen, die um störungsfrei an etwas zu arbeiten und Aufgaben vom Tisch zu bekommen, ihr Telefon auf Kollegen umstellen. Das muss natürlich mit den Kollegen abgesprochen werden. Vielleicht wünschen sich diese Kollegen auch eine Zeit, in der sie ungestört an etwas arbeiten können, dann kann man sich ja darauf verständigen.
Planung
Das was mir den meisten Stress genommen hat, ist Planung! Ohne eine entsprechende Planung ist es schwer. Bei mir fängt ein Arbeitstag eigentlich schon bereits am Vorabend an, wenn ich meinen Folgetag plane. Dazu nehme ich mir jeden Abend 10-15 Minuten Zeit. Dies kann man nicht nur beruflich, sondern auch privat machen.
Ich schaue mir dann an, was am nächsten Tag für Termine anstehen, und was ich bereits an Aufgaben schon eingeplant hatte aus meiner Wochen- und Monatsplanung. Ausserdem übertrage ich liegengebliebene Aufgaben auf den nächsten Tag oder zumindest einen tag in naher Zukunft. Dabei achte ich darauf, dass ich mir nicht zu viel vornehme, denn oft, so ist es zumindest meine Erfahrung, nehmen wir uns auch viel zu viel für einen Tag vor, was uns zusätzlich stresst.
Am Ende jeder Woche nehme ich mir dann ca. 45 Minuten Zeit und reflektiere die Woche. Was lief gut? Was lief vielleicht nicht so gut und was würde ich gerne in der Folgewoche ändern oder ausprobieren? Dann plane ich grob meine neue Woche. Ich schaue, welche Termine anstehen, was ich für diese vielleicht vorbereiten muss und was sonst geplant ist (z.B. Ende des Monats die Abrechnung). Am Ende eines jeden Monats nehme ich mir dann 2 Stunden Zeit und reflektiere den aktuellen Monat und plane den Folgemonat, im speziellen, was will ich im nächsten Monat erreichen?
Zum Them Planung möchte ich abschließend noch einen Tipp geben, den ich immer anwende. Plane immer lieber mehr Zeit für eine Aufgabe ein, als eventuell notwendig. Einfach, um noch einen gewissen Puffer zu haben, falls doch mal die netten Kollegen vorbei kommen.
Mache regelmäßige Pausen
Pausen sind wichtig. Ich mache stündlich Pausen. Das bedeutet nicht, dass ich ewig Pause mache, sondern, dass ich dann mir eventuell noch was zu trinken hole, auf die Toilette gehe, mich stretche und mal durchlüfte. Ich finde es wichtig regelmäßig Pausen zu machen und sich auch ein bisschen zu bewegen, wenn ich den ganzen Tag am Schreibtisch und dem PC size. Mein Rücken und meine Augen danken es mir.
Ähnliche Aufgaben bündeln
Bei meinem Tipp zum Sibgletasking hatte ich das Wort Aufmerksamkeitswechsel genutzt. Wenn wir im Laufe des Tages zu oft unsere Aufmerksamkeit wechseln, dann kann dies zu Stress führen. Daher versuche ähnliche Aufgaben zu bündeln. Das bedeutet z.B., dass ich versuche alle meine Anrufe oder Rückrufe nacheinander zu machen und mich erst danach den E-mails zu widmen und diese dann auch wieder im Pulk abzuarbeiten.
Lerne „NEIN“ zu sagen
Um dich von Stress zu befreien und deine Schultern nicht noch mit mehr Ballast zu beschweren und auch um deine eigentlichen Arbeiten zu erledigen, empfiehlt es sich auch mal nein zu sagen. Wir sagen oft viel zu schnell ja, wenn uns die Kollegen um Unterstützung bitten. Trau dich auch mal nein zu sagen, wenn dein Schreibtisch gerade voll ist. Du kannst nicht alles auf dich aufladen. Deine Kollegen verstehen, wenn du gerade mal nicht unterstützen kannst und sie werden es dir auch nicht über nehmen, wenn du ihnen erklärst, dass dies gerade nicht möglich ist, weil…
Not my circus, not my monkeys
Ich glaube das ist ein polnisches Sprichwort, ich bin mir aber nicht ganz sicher. Wie dem auch sei, Mach dir keine Gedanken über Dinge, die dich nicht betreffen bzw. die noch nicht geschehen sind. Ich habe mir früher oft Gedanken um die Dinge anderer gemacht. Sachen, die mich nichts angehen bzw. die mich aktuell nicht betreffen. Das passiert auch heute ab und an noch, aber dann merke ich es. Blei bei dir und denke nur über Dinge nach, die dich betreffen und auch erst dann, wenn sie dich betreffen. Wir malen uns oft, so meine Erfahrung, aus, wie eine gewisse Situation ablaufen wird, was wir sagen würden und so weiter. Doch es kommt sehr oft gar nicht zu dieser Situation oder sie kommt komplett anders.
Abschließend kann ich dir noch ein Buch empfehlen, dass ich selbst diesen Monat erst geschenkt bekommen habe und super interessant finde. Darin geht es nämlich darum, was wir unserem Kopf in der heutigen Zeit alles zumuten und was wir besser machen können.
