Minimalismus am Arbeitsplatz- stressfreier und konzentrierter Arbeiten

Wusstest du, dass Mitarbeiter angeblich zwischen 10 und 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach den richtigen Unterlagen verplempern? Das muss nicht sein.

Für viele gehört die Ordnung in den eigenen vier Wänden zum Alltag. Doch auf der Arbeit bzw. dem Schreibtisch im Arbeitszimmer wird Ordnung oft vernachlässigt. Das war auch in den letzten Wochen und Monaten vielleicht für dich zu spüren, falls du mobil von zuhause gearbeitet hast, sei es im Arbeitszimmer, am Küchen- oder Wohnzimmertisch. Dort zu arbeiten ist meist anders, als im Büro an seinem Schreibtisch zu sitzen, wo du einen „großen“ Schreibtisch hast und einen Rollcontainer plus Regale bzw. Schränke.

Vielleicht kennst du auch Kollegen, bei denen der Schreibtisch aussieht wie ein Schlachtfeld inkl. persönlicher Dinge oder vielleicht gehörst du selbst zu dem Typen Mensch, die der Meinung ist, dass das Genie das Chaos beherrscht? Oder du fühlst du dich gestresst und überfordert bei einem unordentlichen Schreibtisch? Dabei ist nicht nur der Schreibtisch gemeint, sondern auch dein Desktop bzw. dein E-mail Postfach.

Nicht nur, dass ein unordentlicher Schreibtisch uns viel Zeit kostet und uns vom fokussierten Arbeiten abhält. Ein unordentlicher Arbeitsplatz kann sogar die Sicherheit von dir und deinen Kollegen beeinflussen.

Ein aufgeräumter Schreibtisch, frei von Kram ist für mich gleichbedeutend mit klarem Denken. Das wiederum ist die Quelle von Visionen und Perspektiven. Ein leerer Schreibtisch erhöht Produktivität, Kreativität und Zufriedenheit. Papierstapel erinnern an unerledigte Aufgaben und sorgen für ein schlechtes Gewissen. Auch kann ein unaufgeräumter Desktop die Aufmerksamkeit beeinträchtigen.

Vorteile von Minimalismus am Arbeitsplatz

Wenn du Minimalismus nicht nur zuhause, sondern auch an deinem Arbeitsplatz lebst, dann hat das diverse Vorteile:

• Zeitersparnis: 

Du suchst nicht mehr stundenlang nach den benötigten Unterlagen. Alles ist ordentlich und es befindet sich nur das an und um deinen Arbeitsplatz, was du wirklich benötigst

• angenehmes Arbeitsklima: Wenn du in einem Büro mit anderen sitzt, dann kann eine minimalistischer Arbeitsplatz auch zu einem angenehmeren ARbeitsklima führen. Denn nicht nur du fühlst dich vielleicht von all dem Chaos auf deinem Arbeitsplatz gestresst, sondern vielleicht auch deine Kollegen.

• Sicherheit: Wenn du einen minalistischen Arbeitsplatz hast, kann dies zu deiner und der Sicherheit anderer beitragen, denn es liegt dann vielleicht nichts auf dem Boden herum, worum andere stolpern könnten. Ausserdem trägt es nicht nur zu physischer Sicherheit bei, sondern auch zu Daten- und Informationssicherheit, wenn nicht alles offen irgendwo auf einem Stapel frei zugänglich herum liegt.
• Vermeidung von Unstimmigkeiten
• Möglichkeit für fokussiertes Arbeiten: Ein minimalistischer Arbeitsplatz, an bzw. auf dem sich nur das befindet, was du benötigst, führt dazu, dass du fokussierter Arbeiten kannst, denn du wirst nicht abgelenkt durch das Suchen von Dokumenten oder den Stapel mit den unerledigten Aufgaben. Denn auch wenn du der meinung bist, dass der Stapel auf dem Tisch dich nicht im Geringsten ablenkt, kann ich dir verraten, dass dein Unterbewusstsein diesen trotzdem wahrnimmt und es (un)bewusst in dir arbeitet.

• Stressreduzierung: Dein Unterbewusstsein nimmt das Chaos um dich herum wahr. Dies und die Suche nach den richtigen Dokumenten, Unterlagen und Informationen stresst. Wenn du auch einen minimalistischen Arbeitsplatz hast und lebst, dann reduziert sich dein Stress.

• Steigerung Produktivität: Dadurch, dass du das, was du zum Arbeiten benötigst, bei dir hast, alles unwichtige eliminiert hast und fokussiert arbeiten kann, steigerst du auch deine Produktivität.

Wie kannst du nun in den Genuss von diesen Vorteilen kommen bzw. Minimalismus in deinen Arbeitstag integrieren? Im Folgenden ein paar Tipps von mir für deinen Arbeitstag.

Tipps für deinen minimalistischen Arbeitsplatz:

• Plane zu Arbeitsbeginn, was für den jeweiligen Tag benötigt wird. Alles andere wird abgelegt bzw. weggeräumt 
• Nimm dir täglich 10 Minuten Zeit, um einen Teil der Ablage, Schublade oder des Bücherregals aufzuräumen und auszumisten.
• Habe nur das auf deinem Arbeitsplatz / Schreibtisch, was du zum Arbeiten gerade benötigst. Büromaterial z.B. gehört in den Rollcontainer
• Lege einen Aufräumslot im Tagesplan fest.
• Definiere einen Ort, an dem du spontan Papiere, Zeitschriften oder Krimskrams parken kannst, bis dein Abarbeitungsslot kommt. Dann verteilt sich nicht alles auf dem Schreibtisch. Am besten befindet sich dieser Ort nicht auf deinem Schreibtisch.
• Räume kurz vor dem Feierabend den Schreibtisch so auf, dass du am nächsten Morgen fröhlich in den Tag starten kannst. Ich z.B. räume Abends immer alles weg, sei es der Laptop, Notzen oder was auch immer es ist, um morgens einen sauberen und ordentlichen Schreibtisch zu haben.
• Befreie dich von Papierkram in dein Büro soweit es geht: Das meiste heutzutage ist digital verfügbar, sei es Notizzettel, Kalender oder die Dokumentenablage. Ein Pinboard an der Wand oder Flipchart kann die wichtigsten Stichpunkte, Termine oder Skizzen vor Augen halten.
• Es reichen 1 Kugelschreiber, 1 Textmarker und 1 Notizblock aus (für den Fall der Fälle). DU musst nicht 20 Kugelschreiber und 5 Textmarker auf deinem Schreibtisch bzw. an deinem Arbeitsplatz haben.

Digitaler Minimalismus am Arbeitsplatz

Wenn der Schreibtisch einmal sauber ist, dann lass uns auch digitalen Minimalismus auf unserem Desktop und unserem Mailpostfach leben.

Vielleicht reiht sich bei dir ein Dokument an das andere auf dem Desktop und ein Mailpostfach quillt bereits über… Dann lass uns auch diese Bereiche effizient und effektiv gestalten, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden.

Ordnung auf dem Desktop und im E-Mail Postfach

Was mir geholfen hat Ordnung auf dem Desktop und dem Mailpostfach zu haben:

• Abmeldung von Newslettern: Ich weiß, dass wir das alle schon so oft gehört haben. Vielleicht haben wir das auch bereits im privaten Umfeld umgesetzt. Wie sieht es jedoch mit den beruflichen Newslettern aus? Brauchst du diese alle noch oder gibt es berufliche Newsletter, die du nicht mehr benötigst bzw. die dir nicht mehr dienlich sind? Nimm dir hier einmal die Zeit und schaue, welche Newsletter du erhältst, welche du wirklich brauchst und nutzt und melde dich von allen anderen Newslettern ab. Oft sit uns gar nicht mehr bewusst bei welchen Newslettern wir uns irgendwann mal angemeldet haben. Das kann eventuell etwas Zeit in Anspruch nehmen. Setze dir hier am Besten einen Blocktermin, in dem du dies erledigst.
• Nutze den Desktop nur als Zwischenspeicher, um dort z.B. Dokumente oder Bilder zu speichern, welche du weiterleiten willst oder ausdrucken musst.
• Lege deine Unterlagen gleich an der richtigen Stelle ab, ob in der Cloud, in einem Projektordner oder auf einem Laufwerk/ externe Festplatte. So vermeidest du auch doppelte Dateien. Nichts ist schlimmer, als nicht mehr zu wissen, welche Datei nun die aktuelle ist, wenn du sie doppelt und dreifach abgelegt hast.
• Habe feste Zeiten zum Abarbeiten deiner E-mails
• Versuche E-mails nur 1x anfassen und diese dann zu erledigen. ich weiß, dass es Situationen gibt, in denen dies nicht möglich ist, da du zum Beantworten dieser E-mail z.B. erst noch die Rückmeldung eines Kollegen benötigst.

Zum Thema Produktivität steigern durch digitalen Minimalismus habe ich vor einiger Zeit bereits einen Blogpost geschrieben, denn du hier findest.

Zum Abschluss noch ein kleiner Hinweis von mir:

Behalte die Dinge im Blick, die Gegenstände, die physischen und digitalen Ablageordner sowie eure Kommunikationskanäle, denn es ist bequem und einfach in alte Muster zurück zu fallen.

Wenn du noch mehr zum Thema Ordnung und Minimalismus am Arbeitsplatz wissen willst, dann kann ich dir dir beiden folgenden Posts empfehlen:

Minimalismus im Büro: fokussierter arbeiten

Schreibtisch organisieren, statt Chaos bändigen: 5 bewährte Tipps